Règlement Intérieur

Règlement Intérieur

Le présent règlement fixe les règles de bonne conduite et les sanctions encourues en cas de non respect de celles-ci par des membres de l’association EDIL, en accord avec les Statuts en vigueur.

En particulier, l’article 6 des Statuts, détermine que « Le bureau établit le règlement intérieur de l’association, auquel tous les membres de l’association doivent se conformer. »

Le règlement intérieur, comme les statuts, sont consultables au siège social de l’association, dans tout le local de l’association et sur son site internet.

ARTICLE 1 –    Membres, Adhérent-e-s, et Cotisations

  • Devenir membre
    Devenir membre est obligatoire pour quiconque souhaite profiter des services offerts par l’association dans son local, que ce soit l’accès aux jeux et autres activités de l’association, ou la possibilité de consommer à la buvette.

    Devenir membre se fait de manière nominative et passe par l’acquittement d’une cotisation (sauf pour les membres d’honneur).

    Ainsi toutes les personnes présentes dans le local sont des membres.

    Chaque personne qui devient membre de l’association est obligée de se conformer au présent règlement intérieur et aux statuts de l’association.

  • Devenir adhérent-e
    Devenir adhérent-e  est obligatoire pour faire partie de l’assemblée générale de l’association. 

    Devenir adhérent-e se fait par l’acquittement de la cotisation annuelle pour l’année en cours.

    Devenir adhérent-e permet d’être bénévole de l’association, notamment de tenir les permanences du local.

    Devenir adhérent-e donne droit à des réductions dans des magasins partenaires: 10% de réduction chez Jeux Descartes Bordeaux, l’Atelier des Figurines et Philibert (via une création de compte sur leur site internet pour ce dernier).

  • Cotisation
    Toute personne qui veut s’engager sur le court et long terme doit s’acquitter d’une certaine cotisation.

    Il y a en tout 3 types de cotisation :
    1) La cotisation à la journée/soirée est fixée à 2€. La personne devient ainsi MEMBRE TEMPORAIRE de l’association. (nom, prénom et date de cotisation  à indiquer dans le fichier “Membres à la Journée” sur le PC) .Passé ce délai la cotisation peut être, ou non, renouvelée en cotisation journalière, mensuelle ou annuelle à la demande du membre.

    Les mineurs de moins de 6 ans accompagnés par leurs parents se voient offrir leur cotisation journalière par l’association.

    Le bureau peut ponctuellement offrir une cotisation à la journée à titre exceptionnel.

    2) La cotisation au mois est fixée à 5€. La personne devient ainsi MEMBRE TEMPORAIRE de l’association (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail et date de cotisation à indiquer dans le fichier “Membres au Mois” sur le PC) . La cotisation est valable pour une durée de 31 jours à partir de la date où celle-ci à été prise. Passé ce délai la cotisation peut être, ou non, renouvelée en cotisation journalière, mensuelle ou annuelle à la demande du membre.

    3) La cotisation annuelle La cotisation annuelle à un tarif dégressif en fonction de la date d’adhésion:
    -Du 1er Septembre au 31 Août et de l’année suivante, l’adhésion à tarif plein est à 35€.
    -Du 1er Janvier au 31 Août de la même année, l’adhésion est à 25€.
    -Du 1er Mai au 31 Août de la même année, l’adhésion est à 15€
    La personne devient ainsi MEMBRE ADHÉRENT-E. (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail et date de cotisation à indiquer dans le fichier “Membres Adhérent-e” sur le PC et dans le “Cahier d’Adhésion”). L’adhésion est valable de la date d’adhésion jusqu’au 31 Août de l’année qui arrive. Passé ce délai la cotisation peut être, ou non, renouvelée en cotisation journalière, mensuelle ou annuelle à la demande du membre.

    Une carte d’adhésion à l’EDIL doit être remplie par le permanent, une fiche d’autorisation de droit à l’image doit être fournie au-à le-la nouvel-le adhérent-e et si possible un exemplaire des statuts de l’association et du présent règlement intérieur. Le-la membre adhérent-e s’engage à respecter le présent règlement et les statuts en paraphant sa carte de membre afin d’indiquer son acceptation. Pour les adhérents via HelloAsso, la carte d’adhésion est remise sur présentation du justificatif de règlement de la cotisation et d’une pièce d’identité.

    Par défaut, les ancien-ne-s président-e-s de l’association ont une cotisation annuelle offerte l’année suivant leur fin de mandature.

    Une cotisation une fois réglée ne peut pas être remboursée.
    Dans un cas exceptionnel, le bureau peut décider de rembourser tout ou partie d’une ou plusieurs cotisations. L’exceptionnalité du cas est décidée par le bureau.

ARTICLE 2 – Bénévolat

  • Devenir bénévole

    Si vous êtes motivé(e) et membre adhérent-e, vous pouvez devenir bénévole de l’EDIL. En rejoignant l’équipe de bénévoles vous pouvez participer, régulièrement ou occasionnellement, à la vie de l’EDIL ! Il n’est pas indispensable de tout connaître à l’EDIL ni de connaître tous les jeux au local pour devenir bénévole, cela s’apprend. Les membres du Bureau sont à disposition pour expliquer l’organisation de l’association.

    Les permanences de l’EDIL et le fonctionnement général de l’association sont assurés exclusivement par des membres bénévoles de l’association. Leur rôle est de renseigner, d’inscrire les nouveaux venus, d’accueillir les adhérents, de les aider à choisir un jeu en fonction de différents critères (nombre de joueurs, temps disponible, investissement souhaité, humeur des joueurs…), voire de leur expliquer les règles s’ils les connaissent, et à tenir la caisse afin de proposer les différentes denrées vendables.

    Certain-e-s viennent régulièrement, presque toutes les semaines, d’autres viennent de manières ponctuelles, notamment en ouvrant le lieu durant le week-end.

    C’est grâce à eux-elles tous que l’association peut fonctionner et que les adhérents peuvent venir partager d’agréables parties presque tous les soirs de l’année…Nous vous remercions donc d’être aimable et bienveillant avec eux !

  • Les réunions des bénévoles
    Régulièrement, une fois par mois en général,  les bénévoles de l’association se retrouvent au local pour partager un moment convivial et se tenir informés des dernières nouvelles de l’association. Ce rendez-vous est l’occasion pour les bénévoles de mieux s’ investir dans la vie de l’association, en donnant leurs avis et en proposant des idées, et notamment en s’impliquant dans un groupe de travail bénévole.
    Cette réunion est aussi un moyen d’intégrer les nouveaux bénévoles.  Si vous souhaitez vous aussi vous investir pour tenir quelques permanences, n’hésitez pas à venir à l’EDIL lors de ces réunions. Les dates des réunions sont annoncées sur le site web de l’association et sur les réseaux sociaux.

  • Les groupes de travail
    Pour épauler le bureau et continuer à aider notre association, plusieurs tâches sont déléguées à des groupes de travail. Le bureau de l’EDIL régit tous ces groupes de travail et valide la création de nouveaux groupes.

    -Groupe communication
    Il gère la communication de l’association, que ce soit par internet, au local ou dans des lieux extérieurs.

    -Groupe évènements
    Il gère tous les événements de l’association. Tous les trois mois, il établit le programme des prochaines animations en collaboration avec le groupe de communication et le groupe jeux.

    -Groupe jeux
    Il s’occupe de l’achat et ventes des jeux en maintenant une cohérence dans notre ludothèque. Il s’occupe aussi de l’entretien et du rangement des jeux. Il collabore à l’organisation d’évènements dédiés. Le groupe jeux peut être divisé en 5 pôles:
    -Pôle JDR
    -Pôle Jeu de plateau
    -Pôle Jeu de figurines
    -Pôle Retrogaming
    -Pôle Jeu de cartes
    -Pôle Semi-réel/Murder parties

    -Groupe Informatique
    Il est chargé de l’administration des serveurs et de la gestion de l’infrastructure informatique.

    -Groupe gestion du local
    Il s’occupe du bricolage au local et de l’amélioration du local en termes de confort.
    Il gère la tenue du cahier de ménage par les bénévoles. Le groupe n’hésite pas à faire un retour aux bénévoles sur la tenue du ménage dans le local de l’EDIL.

    -Groupe buvette
    Il s’occupe de l’achat des boissons et grignotages à la buvette, de la vérification des prix d’achat et de revente, et de l’introduction de nouveautés sur le menu.

    -Groupe de médiation
    Si vous avez eu un préjudice avec un-e ou des membres lors de votre venue à l’EDIL ou que vous avez été victime d’un comportement que vous avez jugé inapproprié, n’hésitez pas à en discuter avec ce groupe. Si vous souhaitez que cela soit notifié au membre du bureau de l’EDIL cela est possible. En fonction le bureau pourra sanctionner le-la ou les auteur-e-s du préjudice.

  • Les dépenses
    Chaque dépense dédiée à l’association par un-e bénévole doit être prévenue en amont au bureau. Si le bureau est d’accord la dépense peut avoir lieu en utilisant l’un des moyens de paiement de l’association. Si le-la bénévole a réglé-e la dépense avec ses fonds propres, un remboursement ou défraiement par l’association pourra être effectué sur présentation de la facture correspondante, portant les mentions obligatoires : Association EDIL 5 place Ste Eulalie 33000 Bordeaux.

ARTICLE 3 – Coresponsabilités générales

  • Ambiance
    Chaque membre est responsable de l’ambiance au sein de l’association et de l’image de celle-ci. Il doit s’efforcer de participer dans le local et lors des activités de l’association à créer une ambiance chaleureuse et conviviale, et de donner à l’association une image respectable et accueillante. Cela inclut l’entretien du local et l’exécution des tâches ménagères, la présentation de l’association aux visiteurs-visiteuses et le fonctionnement général de l’association. Tout membre de l’association peut indiquer au Bureau tout manquement au respect du règlement intérieur. Vous pouvez également faire appel au groupe de médiation en cas de litiges. 

  • Sanctions
    Tout comportement allant à l’encontre de ces responsabilités, s’il est grave et répété, peut être sanctionné par le bureau. La sanction la plus lourde étant l’exclusion définitive de l’association.

  • Les motifs graves sont notamment :
    – Propos nuisant à la bonne image de l’association ;
    – Comportement dangereux ;
    – Comportement non conforme avec l’éthique de l’association ;
    – Non-respect des équipements et des locaux de l’Association ;
    – État d’ébriété ou sous l’emprise de substances ;
    – Vol avéré ;
    – Tout cas particulier que le Bureau jugera comme une atteinte au bon fonctionnement de l’Association.

    Ces dispositions s’appliquent dans toutes les activités de l’Association.

ARTICLE 4 – Local

Les principales activités prennent place au local et siège social de l’association situé au 5 Place Ste Eulalie à Bordeaux. Les adhérent-es y trouveront l’ensemble des jeux placés à leur disposition, ainsi qu’une buvette proposant diverses consommations payantes. Le prix de ces consommations est fixé par le bureau.

  • Règles du local:
    -Seules les boissons et snackings achetés sur place peuvent y être consommés sauf autorisation particulière du bureau (régime alimentaires exceptionnels /allergies).

    -Les ventes de boissons et snackings au sein du local ne se fait qu’à des membres de l’association.

    -La présence d’animaux est interdite au local, à l’exception des chiens aidants.

    -Il est interdit de fumer et vapoter dans les locaux de l’association.

    -Toute personne en état d’ébriété ou sous l’emprise de quelques substances se verra interdite d’accès au local.

    -Le local de l’association n’est pas un lieu de nuitée.

    -La tenue vestimentaire des participants aux activités de l’association doit être correcte sous peine de refus d’accès à la salle.

    -Le non-respect des équipements, des personnes et des locaux, peut entraîner l’exclusion de l’Association telle que mentionnée à l’article 3 du présent règlement.

    -Chaque adhérent-e doit pouvoir présenter sa propre carte de membre dès son entrée dans le local, ainsi qu’à chaque assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. En son absence, le statut d’adhérent-e peut être vérifié sur présentation d’une pièce d’identité grâce au cahier des adhésions.

    -L’Association et ses responsables ne peuvent pas être tenus responsables en cas de perte ou de vol d’effets personnels.

  • La vie de quartier
    Tout adhérent-e est tenu de prendre en considération les personnes résidant dans les environs du local. Cela implique le fait de rester courtois au sein comme en dehors de l’association, et de se garder de toute nuisance sonore excessive dans les locaux et à proximité immédiate, afin d’éviter tout tapage.

  • Permanences et permanent-e
    L’ouverture et la tenue du local se fait sous la supervision d’un-e membre de l’association dénommé « permanent-e ». Il-elle est responsable de la buvette, de la tenue de la caisse, de la fermeture du local ou du passage des clefs à un-e autre « permanent-e »pour la fermeture (qui connaît les démarches d’ouverture et fermeture du local). Celui-celle-ci indique à l’un-e des membres du Bureau qu’il-elle est en possession des clefs et qui lui a donné.

    Comme tout membre, le-la permanent-e est responsable du respect du règlement intérieur par les adhérents mais en signale les manquements graves et répétés au bureau.

    La liste des permanent-e-s est disponible au local de l’EDIL, et sur les différents réseaux sociaux de l’asso (groupe facebook, discord, site). Les permanent-e-s sont de fait : les membres du bureau et leurs adjoints, les membres de bureau des années précédentes ayant leurs adhésions à jour et tous autres membres adhérent-e-s nommés par le bureau.

  • Caisse et sécurité du local
    L’accès à la caisse est interdit à tout autre que les membres du bureau et les permanent-e-s de la journée/soirée. Il est interdit à tout membre non permanent ou qui n’appartient pas au Bureau de passer derrière le comptoir. Lors de l’ouverture et de la fermeture du local de l’association, il est obligatoire de compter la caisse. Tout écart d’argent doit être signalé aux membres du Bureau. La caisse doit être fermée lorsqu’elle n’est pas utilisée.

    Les moyens de paiements autorisés au local de l’association et lors des activités extérieures sont les espèces et les chèques (sous présentation d’une pièce d’identité). Les adhésions peuvent aussi être réglées via le site Helloasso.

    Lors de la fermeture du local, il est impératif de vérifier que toutes les portes menant à l’extérieur du local sont bien fermées à clef (porte d’entrée au public, portes menant vers les communs).

    Le local est muni d’extincteurs, d’une alarme incendie. Si un incendie se déclare toute personne est invitée à déclencher l’alarme incendie, se servir des extincteurs et à faciliter l’évacuation des présents en suivant les indications (plan et consignes d’évacuation). Le public se doit de sortir par l’issue de secours la plus proche indiquée. Après évacuation, contactez les pompiers (n°18) et contactez un membre du bureau en urgence : numéros de téléphone présents sur les consignes d’évacuation.

  • Matériel des Adhérents
    Tout membre adhérent-e peut faire des dons physiques (livres/jeux/…) ou financier à l’association. Tout don physique fait à l’association doit être noté dans le fichier d’inventaire sur le PC. Tout don financier fait directement au local doit être noté dans le fichier de caisse sur le PC. Pour le don en ligne il suffit d’aller sur notre lien Hello-Asso ou de demander un RIB au bureau de l’association (le don n’a pas besoin d’être notifié dans le fichier de caisse): https://www.helloasso.com/associations/espace-de-developpement-de-l-imaginaire-ludique/formulaires/1

    – Tout membre adhérent-e peut prêter des jeux à l’association.
    Une étiquette nominative doit être apposée sur le jeu du membre et le jeu doit être référencé sur le fichier d’inventaire et de ludothèque de l’association. Sans ces mentions obligatoires, le prêt est refusé. L’Association n’est pas responsable de la perte, de la casse, de la détérioration et du vol du matériel et des jeux prêtés à l’Association.

ARTICLE 5 – Activités de l’association

  • Pour servir le but de l’association, ses activités se structurent autour d’actions pour :

    – développer les activités culturelles liées à l’imaginaire dans leurs expressions ludiques notamment par la tenue d’un local dédié,
    – créer un espace de rencontre libre et ouvert où les adhérent-e-s pourront venir jouer, discuter, se détendre, travailler sur leurs projets et les faire connaître,
    – encourager les projets liés à l’imaginaire en mettant en oeuvre les moyens humains et matériels de l’association,
    – participer au développement de la communauté ludique girondine et local,
    – offrir une passerelle entre les différents acteurs du milieu ludique,
    – promouvoir les activités liées au jeu et à l’imaginaire en les faisant connaître le plus largement possible auprès des particuliers et des collectivités intéressées,
    – organiser des manifestations régulières liées au jeu et à l’imaginaire.
  • Au sein du local
    Tout membre de l’association peut organiser des activités au sein de l’association tant que celles-ci respectent le règlement intérieur et qu’elles respectent les buts de l’association indiqués dans les statuts.

    Par exemple, les soirées mensuelles sont organisées par tout membre de l’association, le bureau pouvant aider à leurs tenues. Les associations partenaires peuvent accéder au local de l’EDIL selon les conditions établies entre les parties.

  • A l’extérieur du local
    Les activités de l’association à l’extérieur du local sont sous la responsabilité d’un membre de l’association qui a un statut équivalent à celui d’un-e permanent-e. Si besoin, il-elle dispose d’une caisse indépendante dont il a la responsabilité. Toutes les activités de l’association à l’extérieur du local sont soumises à l’acceptation du bureau de l’EDIL et doivent respecter le présent règlement intérieur ainsi que celui de la structure accueillant l’EDIL et respecter les buts de l’association indiqués dans les statuts.

  • Accueil des visiteurs-visiteuses
    Les personnes venant pour une première fois au local pour se renseigner sur l’association peuvent visiter le local et se faire expliquer le fonctionnement de l’EDIL par les membres. Si elles souhaitent participer aux activités de l’association (faire une partie de jeu par exemple), elles doivent s’acquitter d’une cotisation soit journalière, soit mensuelle ou annuelle.

  • Accueil des mineurs
    Les mineurs ne sont autorisés dans le local de l’association ou dans une activité de l’association qu’avec un parent, ou avec une autorisation parentale et sous accord du Bureau.

ARTICLE 6 – Partenariats et contrats extérieurs

Tout partenariat, contrat ou convention passés entre l’association, d’une part, et une autre entité administrative, associative ou commerciale, d’autre part, doit obtenir l’aval du bureau avant d’être réalisé. Le bureau étant l’organe exécutif de l’association, il n’y a que le bureau qui peut entériner définitivement cet acte.

ARTICLE 7 – Extension virtuelle

Le présent règlement s’applique par extension au site de l’association (www.edil.fr), et à tous les réseaux sociaux de l’EDIL (page et groupes Facebook, compte instagram et twitter et serveur Discord).

ARTICLE SPÉCIAL  – Protocole COVID-19

  • Un pass sanitaire valide est obligatoire pour participer aux activités de l’association. L‘EDIL dispose d’un téléphone avec l’application « TOUS ANTI-COVID Vérif » qui est utilisé par le-la permanent-e et uniquement le-la permanent-e de l’EDIL. À noter que les permanent-e-s de l’EDIL doivent également avoir leur pass sanitaire valide. L’application « TOUS ANTI-COVID Vérif » ne permet de conserver aucune donnée, et ne renseigne pas d’autres informations que votre nom, prénom, date de naissance et un code vert ou rouge pour nous dire si votre pass est en règle.

  • Des règles de comportement ainsi que d’hygiène sont à respecter impérativement :
    – Le port d’un masque individuel recouvrant le nez, la bouche et le menton est obligatoire dès l’entrée dans le local.
    – Si vous avez des symptômes prenez soin de vous et ne venez pas à l’asso. Protégez-vous et protégez les autres membres aussi.
    – Prévenez IMPÉRATIVEMENT le bureau si vous ou un autre membre a été testé positif au SARS-CoV-2 après être venu à l’EDIL, pour que le bureau puisse contacter toutes les personnes qui vous ont côtoyé au local ou lors d’une activité extérieure gérée par l’EDIL.
    – À chaque arrivée et départ de l’association, se laver les mains au savon ou gel hydro-alcoolique.
    – Entre chaque prises de jeux différents se laver les mains au savon ou gel hydroalcooliques.
    – Au changement de tables de jeux, nettoyer la table et les chaises qui viennent d’être utilisées.
    –Toute personne ayant utilisé les commodités doit passer nettoyer l’assise, la chasse d’eau et les deux poignées de la porte des toilettes puis se laver les mains au savon ou gel hydroalcoolique.
    – Respect des distanciations de 1 mètre minimum entre chaque joueur.
    – Aérer les pièces 5 à 10 minutes toutes les heures pour renouveler l’air à l’intérieur des lieux.
    – Lors de la fermeture, un nettoyage et désinfection des tables, chaises, poignées de portes, comptoir et autres équipements utilisés doit être effectué.

Fait à Bordeaux le Dimanche 5 Septembre 2021
Le bureau de l’EDIL